Projektmanagement ist nicht nur für große Unternehmen sinnvoll

Projektmanagement wird meist mit großen Unternehmen verbunden, in denen im Rahmen großer Projekte eine Heerschar von Mitarbeitern mit der Bearbeitung von Plänen beschäftigt ist. Dies ist sicherlich zutreffend, aber in der heutigen Arbeitsorganisation, in der oftmals kleinere Arbeiten auf Externe verlagert werden, sind zunehmend Koordinationsarbeiten zu leisten. Diese werden häufig von bestehendem Personal “nebenher” ausgeführt, was vielfach Arbeitsqualität und Effizienz negativ beeinflusst.

Die DIN ISO 21500:2016-02 definiert recht trocken: “Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt.” Diese Definition soll aussagen, dass ein erfolgreiches Projektmanagement von verschiedenen Dingen abhängt. Dies fängt bei den fachlichen Kenntnissen der Beteiligten an und hört bei den persönlichen Kompetenzen der Schlüsselpersonen wie Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen auf. Streng genommen fängt ein Projektmanagement bereits an, wenn in der Firma individuelle Arbeiten unter Beteiligung mehrerer Parteien erledigt werden. Hier muss geplant werden, welcher Mitarbeiter welche Teilbereiche abdeckt, wer die Schnittstellen definiert und wie letztendlich dafür gesorgt wird, dass termingerecht alles fertiggestellt ist. Im kleinen Maßstab reichen hier oft Excel-Tabellen oder Zettelwirtschaften, auch Kanban-Boards werden hier manchmal gesehen. Größere Projekte jedoch benötigen andere Werkzeuge.

Die international Project Management Association (IPMA) ist eine Organisation, die Standards rund um Projektmanagement entwickelt. Die aktuelle Version der Standards ist ICB4, die Individual Competence Baseline 4. Die Anwendung dieser Standards trägt dazu bei, dass alle Projektbeteiligten “die gleiche Sprache sprechen” bzw. mit den gleichen Methodologien arbeiten. Hierdurch werden Reibungsverluste und teure Mißverständnisse möglichst vermieden.

Der Einstieg in die IPMA-Methodik beginnt mit Level D, welcher primär Teilprojektverantwortliche und Projektmitarbeiter anspricht. In diesem werden Projektmanagement-Methoden wie Zieldefinition, Stakeholdermanagement, Risikomanagement, Projektphasen etc. geschult. Ein weiterer Bestandteil des IPMA Level D ist der Bereich Kommunikation und Teamarbeit. Aufbaulevel reichen von C bis A. In diesen werden sukzessive weitere Verfahren zum Management großer Projekte eingeführt und die Kompetenzen zur Mitarbeiterführung gestärkt. Speziell bei komplexeren Unternehmungen hilft eine durchgängige Kommunikation, Mißverständnisse bereits im Vorfeld zu vermeiden.

Der Einstieg in die Welt des Projektmanagements kann mit einem Basiszertifikat nach GPM (Gesellschaft für Projektmanagement) erfolgen. Hier werden die generellen Begrifflichkeiten erläutert, um ein erstes Verständnis für eine doch oft komplexe Welt zu schaffen. Eine Projektmanagement Schulung hilft bei der Wissensvermittlung und Zertifizierung.

Nachweisbare Kenntnisse sind immer ein Pluspunkt bei einem Arbeitgeberwechsel oder einer Beförderung. Ein Zertifikat eines anerkannten Schulungsdienstleisters garantiert dem Arbeitgeber, dass entsprechende Kenntnisse nachprüfbar vorhanden sind. Auch im persönlichen Bereich erleichtern Basiskenntnisse von Projektmanagement das tägliche Leben, angefangen von einem verbesserten Selbstmanagement hin zu Aufgabenverteilung innerhalb der Familie.

Im Rahmen größerer Projekte werden von Auftraggebern zunehmend Qualifikationen abgefragt, die mit entsprechenden Zertifikaten belegbar sind. Dieses soll in der Ausschreibungsphase dazu dienen, die Leistung der Anbieter und Dienstleister vergleichbar zu machen. Weiterhin dient es zur Sicherstellung, dass alle Beteiligten die gleichen Methodiken kennen und verwenden.

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