BusinessKarriereStudiumWeiterbildung5 Kniffe für gemeinschaftliche Projektarbeiten

5 Kniffe für gemeinschaftliche Projektarbeiten

Projektarbeit ist nicht immer leicht. Verschiedene Charaktere mit individuellen Erwartungen treffen aufeinander. Das Ziel ist klar: bestmögliche Ergebnisse. Damit das Projektergebnis zum Erfolg wird, müssen alle Ressourcen optimal gebündelt werden. Wie das gelingt und jeder optimal involviert wird, zeigen diese fünf Tipps.

1. Starke Teamleitung ist ein Muss

Hinter einem erfolgreichen Projektteam stecken: starke Teamleitung, klare Ziele, effiziente Arbeitsabläufe, Teamzusammenhalt und Diversität. Soll beispielsweise ein Abi-Komitee für die Organisation des Abschlussballes und die Erstellung der Abizeitung gegründet werden, braucht es immer eine Teamleitung.

Irgendjemand muss verantwortlich sein, Entscheidungen treffen. Warum sollte das Team keine Demokratie haben? Ohne eine kompetente Teamleitung werden Entscheidungen äußerst schwerfällig getroffen. Viel mehr noch, die Verzögerung kann sogar richtig teuer werden. Deshalb ist eine souveräne Teamleitung essenziell.

2. Arbeitsabläufe standardisieren

Jeder im Team sollte seine genaue Aufgabe kennen und sie wahrnehmen. Damit das Teamgefüge reibungslos funktioniert, sind Standardprozesse und effiziente Arbeitsabläufe wichtig. Im Team wird für jeden Bereich ein Ansprechpartner benötigt. Wer ist zuständig für die Finanzen, für die Abwicklung oder die Kommunikation mit anderen? Vereinfacht werden die effizienten Arbeitsabläufe beispielsweise durch clevere Tools. So können die Teammitglieder beispielsweise auf ein Dokument zugreifen, in dem die einzelnen Projektschritte verfasst sind. Wer Fragen oder Anregungen hat, hinterlässt Kommentare. Damit eine sichere Speicherung gewährleistet wird, stehen Kommentar-Tools für PDF-Formate zur Verfügung.

Solch eine vereinheitlichte Struktur hilft dabei, den Überblick zu behalten und bei der Projektumsetzung nichts zu vergessen.

3. Zielvorgaben formulieren

Nur, wenn alle Teammitglieder an einem Strang ziehen, können das Ergebnis erfolgversprechend sein. Dieses Prinzip hat sich auch bei den führenden Wirtschaftsunternehmen weltweit bewährt. Sogar die Nationalmannschaft setzt auf den unermüdlichen Teamgeist und definiert vor jedem Spiel das gemeinschaftliche Ziel. Nur, wenn sich alle elf Spieler mit dem Ziel identifizieren können, wird die höchste Motivationsstufe gezündet.

Ein weiterer Trick bei der Ziel-Veranschaulichung: aufschreiben und für alle zugänglich machen. Wer seine Ziele immer vor Augen hat, kann kontinuierlich daraufhin arbeiten. Am besten das Ziel in Projektteam zentral an ein Whiteboard pinnen oder als Motivationsspruch über den Projektplan schreiben. Nicht umsonst sagt das Sprichwort: Wer sein Ziel kennt, findet den Weg.

4. Diversität ist gut und hilft beim Vorankommen

Diversität im Team sorgt dafür, dass deutlich bessere Ergebnisse erzielt werden. An der berühmten Harvard Business School zeigen zahlreiche Untersuchungen, warum Vielfalt im Team äußerst anregend wirkt. Die unterschiedlichen Meinungen, Erfahrungen und Hintergründe regen zu einem Diskurs an. Meinungsaustausch führt wiederum dazu, dass neu gedacht wird. „Think out of the box“ – genau das wird durch die teaminterne Diversität gefordert. Schließlich gilt es, die Projektidee vor den Teammitgliedern zu verteidigen. Eine gute Übung, um später auch andere von der Passion zu überzeugen. Vor allem bei dem Sammeln von Spenden bei der Zusammenstellung einer Abizeitung kann diese Diskussionskultur wahre Wunder bewirken. Wer im Team bereits weiß, warum er diese Aufgaben erfüllen will, kann es selbstbewusster auftreten und später auch mögliche Investoren von dem benötigten Budget überzeugen.

5. Teambuilding – das Team ist immer so stark wie das schwächste Glied

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Auch Teambuilding-Maßnahmen sind bei der Projektarbeit gefragt. Damit alle Mitglieder integer miteinander umgehen können, sollten sie sich besser kennenlernen. Ein gutes internes Verhältnis sorgt dafür, dass auch schwierige Teamaufgaben oder Stress leichter bewältigt werden.

Be der Auswahl von Teambuilding-Übungen gibt es kaum Grenzen. So können sich die Mitglieder nach der Projektarbeit zum gemeinschaftlichen Kochen und Essen verabreden. Eine weitere Möglichkeit: zusammen Sport treiben. Wichtig ist bei jeder Maßnahme, dass sich das Team gemeinsam austauscht und einmal ohne die projektbezogene Arbeit auskommt.

Kritik im Team – wichtig und dennoch gefürchtet

Ein gutes Team kommt nicht ohne kritische Stimmen aus. Werden sie von den eigenen Teammitgliedern entgegengebracht, kann das zu Spannungen führen. Kritik ist wichtig, um die eigenen Ansätze zu hinterfragen und die Argumentation aufzubereiten. Doch wie lässt sich Kritik so formulieren, dass sie in Zugewinn für die Projektarbeit ist?

Grundsätzlich gelten der Zechen bei der Äußerung der Kritik dieser Regeln: niemals persönlich, wohlwollend, wertschätzen. Bei Kritik geht es nicht darum, eine einzelne Person bzw. ihre Leistung herabzuwürdigen oder sie zu beleidigen. Vielmehr ist Kritik dafür da, um Denkanstöße zu aktivieren. Statt Vorwürfe gibt es die Bitte um Veränderungen.

Beispiele sind besser als theoretische Kritik. Gibt es im Projekt beispielsweise Probleme mit der Nutzung der Kommentarfunktion in für alle zugänglichen PDF-Dokument, kann die Kritik wie folgt aussehen:

Durch die falsche Nutzung kann das Dokument nicht jederzeit für andere zugänglich gemacht werden. Dadurch verlieren wir wertvolle Zeit und Informationsfluss. Ich bitte darum, dass wir uns auf eine einheitliche Kommentarmöglichkeit einigen.

Auch die Sandwich-Taktik hat sich bei konstruktiver Kritik bewährt. Dabei wird der zu kritisierende Fakt zwischen zwei positive Aspekte eingebettet. Das kann wie folgt aussehen:

Du hast die Kommentarfunktion richtig gut eingefügt. Durch deine Speicherlücken fehlen uns jedoch wichtige Informationen. Bist du etwas aufmerksamer bei der Arbeit, hilfst du uns wie bisher mit den guten Ideen.

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