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So kommst du mit den Softwares in deinem neuen Bürojob zurecht

So kommst du mit den Softwares in deinem neuen Bürojob zurecht!

Du hast die Zusage für einen Job als Sachbearbeiter oder Bürokaufmann in der Tasche und möchtest dich gut darauf vorbereiten? Dann solltest du dich vorab darüber informieren, welche Arten von Softwares üblicherweise in Büros Verwendung finden.

Es genügt dabei, wenn du dich mit den grundsätzlichen Funktionen vertraut machst, du musst kein Profi sein. Ein erster Überblick über gängige Softwares hilft dir dabei, einen guten Eindruck zu hinterlassen – damit kannst du übrigens bereits im Bewerbungsgespräch punkten. Ein Basis-Wissen erleichtert dir zudem die Einarbeitung in die Computerprogramme, die du später wirklich verwendest.

Welche Softwares sind in Büros weit verbreitet und was können sie?

In jedem Büro werden Softwares genutzt, meistens mehrere davon parallel. Doch was können die einzelnen Programme, wo werden sie eingesetzt und wofür stehen einige wichtige Kürzel?
  • MS-Office: Unter MS-Office versteht man ein Bündel von weit verbreiteten Büroanwendungen des Herstellers Microsoft. Darunter fallen Word (für Texte), Excel (für Tabellen) und Powerpoint (für Präsentationen). Das Email-Programm Outlook hat noch weitere Funktionen: Du kannst damit Termine organisieren, Aufgabenlisten erstellen und ein Kontaktregister anlegen. MS-Access, eine Software zur Verwaltung von Datenbanken, gehört ebenfalls dazu.
  • ERP: Darunter versteht man Komplettsoftwares, die nahezu alle Abteilungen in einem Unternehmen miteinander verknüpfen. ERP steht dabei für Enterprise-Ressource-Planning. Übersetzt bedeutet dies in etwa Unternehmensressourcenverwaltung. Eine ERP-Software beinhaltet meist sehr viele Funktionen, zum Beispiel in den Bereichen Lager- und Warenverwaltung, Buchhaltung und Projektmanagement. Aufgrund dieser komplexen Verknüpfungen werden viele ERP-Systeme über eine Cloud verwaltet. Führende Hersteller sind Infor, Oracle, SAP, Microsoft. Für mittelständische Firmen dürften Lexware, Sage und WISO interessant sein.
  • CRM: Hinter dem Kürzel verbergen sich die Worte Customer Relationship-Management. Mit einer CRM-Software lassen sich Kundendaten übersichtlich verwalten. Du findest CRM-Systeme vor allem im Außendienst, im Verkauf sowie in PR-Abteilungen.
  • WWS (auch WaWi genannt): Mit Warenwirtschaftssystemen kann man sämtliche Aufgaben in den Abteilungen Einkauf, Verkauf, bei der Logistik und Warendisposition managen. WaWis sind das Herzstück eines jeden Einzel- und Großhändlers.
  • DATEV: Die Abkürzung steht für Datenverarbeitung. DATEV ist ein weitverbreiteter IT-Dienstleister für die Bereiche Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung. Viele andere Lohnabrechnungsprogramme haben eine DATEV-Schnittstelle. Damit können die Daten an einen Steuerberater weitergeleitet werden.

Keine Sorge, du musst nicht all diese Programme nutzen können! Es geht vielmehr darum, einen Überblick über die Grundstruktur der Datenverarbeitung eines Betriebs zu erhalten. Fokussiere dich auf die Softwares, die du vermutlich in deiner Abteilung nutzen wirst.

So verschaffst du dir einen Überblick über relevante Funktionen einer Software

Im Internet kannst du dich auf vielen Wegen über Softwarehersteller und einzelne Anwendungen informieren. Welcher dieser Strategien im Einzelfall am besten ist, variiert von Thema zu Thema.
  • Herstellerseite: Softwareentwickler stellen auf ihrer eigenen Webseite die Funktionen ihrer Produkte vor. Da es dabei darum geht, den Mehrwert für potenziellen Kunden zu verdeutlichen, werden v.a. die Vorteile der Software dargestellt.
  • Tutorials & Webinare: Diese findest du entweder auf den Webseiten der Hersteller oder über externe Dienstleister. Unter einem Tutorial versteht man eine Art Anleitung, bei der man die Schritte parallel zur Erklärung direkt anwendet. Ein Webinar wird meist von einem Experten in Form eines Vortrags gehalten. Üblicherweise sind am Ende einer solchen Präsentation Rückfragen möglich. Die Bandbreite solcher Angebote ist sehr groß und reicht von Einsteigerinfos bis hin zur Erklärung spezieller Funktionen. Manche Webinare und Tutorials sind kostenlos, bei anderen hingegen ist eine Gebühr fällig.
  • Ratgeberartikel: In solchen Artikeln werden üblicherweise die Funktionen einer Software vorgestellt und welche Vorteile sich dadurch für ein Unternehmen ergeben. Sie behandeln meist ein spezielles Thema. Dieser Online-ERP-Ratgeber beschreibt zum Beispiel, welche Vorteile eine Cloud-Lösung für ERP-Systeme bereithält. Sinnvoll sind zudem solche Artikel, in denen mehrere Softwareanbieter miteinander verglichen werden. Einen solchen Produktvergleichstest zu kaufmännischen Komplettlösungen findest du hier.

Worauf solltest du dich bei deiner Recherche konzentrieren?

Am besten gibt dir die Stellenausschreibung, auf die du dich beworben hast, Auskunft darüber, über welche Softwares du dich informieren solltest. Sowohl der Teil, in dem dein Aufgabenbereich beschrieben wird, verrät dir, was dich in deinem Alltag erwartet. Als auch der Absatz, in dem die benötigten Qualifikationen beschrieben werden, ist hierfür sehr hilfreich.

Sind diese Informationen für dich nicht aufschlussreich, kannst du auch nach Jobs mit der gleichen oder einer ähnlichen Stellenbezeichnung suchen. Dabei solltest du innerhalb deiner Branche bleiben. Prüfe z.B. die Stellengesuche der Konkurrenz deines zukünftigen Arbeitgebers. Denn die meisten Unternehmen verwenden Softwares, die ähnlich aufgebaut sind und bei denen sich die grundlegenden Funktionen überschneiden.